Basis für den Digital Workplace

Immer mehr Unternehmen sind dabei, Abläufe zu digitalisieren. Was sie oft vernachlässigen, sind ihre Dokumente. Dabei bilden gerade sie das Fundament eines digitalen Hauses. Besteht das Fundament aus Papierakten oder veralteten Dateiformaten, dann bauen diese Unternehmen sprichwörtlich auf Sand.

Digitale Dokumente beschleunigen Abläufe, reduzieren Suchzeiten und vereinfachen es, gesetzliche Regularien hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist einzuhalten (Stichwort: Compliance). Auch im Hinblick auf die Anforderungen der DSGVO sind digitale Dokumente klar im Vorteil. Vorausgesetzt, sie liegen in einem Format vor, das die Inhalte ohne Weiteres auslesbar macht. Denn so können Unternehmen jederzeit Auskunft erteilen, wenn Personen wissen möchten, wo ihre Daten gespeichert sind.

Damit Unternehmen den Weg der digitalen Transformation erfolgreich beschreiten, müssen sie zunächst eventuelle Altlasten beseitigen. Das fängt mit papierbasierten Bestandsakten an und davon gibt es offensichtlich noch genug. So ergab beispielsweise eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom, dass jedes vierte Unternehmen immer noch keine einzige Papierakte digitalisiert hat. Hinzu kommen veraltete IT-Systeme, die proprietäre Dateien ausgeben. Deren Schnittstellen entsprechen in der Regel nicht dem heutigen Stand der Technik, sodass sie nur schwierig integrierbar sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das vorhandene Dokumentenarchiv. Die Erfahrung zeigt, dass sich hier im Laufe der Zeit nahezu unendlich viele Dateiformate eingenistet haben, wie beispielsweise JPG- oder TIFF-Dateien, Office-Dokumente und vielleicht auch E-Mails. Ein solcher „Format-Zoo“ ist keine Basis für nahtlose digitale Geschäftsprozesse. Er birgt zudem das Risiko, dass Informationen verloren gehen.

PDF – Bauen Sie Ihre digitale Transformation nicht auf Sand! PDF/A-Dateien treten an die Stelle eines „Format-Zoos“ und bilden die Voraussetzung eines tragfähigen digitalen Hauses.

Als Alternative hat sich das PDF-Format durchgesetzt und ist mittlerweile ein unentbehrlicher Bestandteil des Digital Office. Das Format ist nicht einfach nur digitales Papier, sondern bietet viel mehr, als viele Anwender wissen. Eine PDF-Datei kann beispielsweise digital signiert werden oder strukturierte Daten enthalten, die Geschäftsprozesse beschleunigen. Eine wichtige Variante von PDF ist das PDF/A-Format, als ISO-Standard zur Langzeitarchivierung. Im Vergleich zu TIFF-Dateien haben im PDF/A-Format abgespeicherte Dokumente, auch wenn sie farbig sind, kleinere Dateigrößen, sind volltextdurchsuchbar und werden auf jedem Ausgabegerät identisch dargestellt.

Diese Argumente belegen, dass PDF/A das Format ist, um ein solides Fundament für eine Digitalisierungsstrategie zu legen. Die Realisierung ist kein Hexenwerk, denn dazu gibt es mittlerweile zahlreiche PDF/A-Anwendungen für unterschiedliche Einsatzgebiete. Beispielsweise, wenn es um die Digitalisierung vorhandener Akten geht. Scanner geben in der Regel Papierdokumente im TIFF-Format aus, die sich mit entsprechenden Software-Lösungen in volltextdurchsuchbare PDF/A-Dateien konvertieren lassen. Dies betrifft nicht nur die Bestandsakten, sondern auch die eingehende Post.

Neben dem klassischen Posteingang müssen auch die eintreffenden E-Mails im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie beachtet werden. E-Mails liegen zwar, genauso wie die Attachments, bereits elektronisch vor, allerdings in unterschiedlichen Formaten. Damit nicht (wieder) ein „Format-Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF/A. Mit diesen drei Bereichen – Papierakten und Posteingang digitalisieren sowie E-Mails konvertieren – haben Unternehmen bereits einen Großteil ihrer Dokumente in ein tragfähiges Fundament überführt und so die Basis für moderne Dokumentenanwendungen und ganzheitliche Digitalisierung geschaffen.