Frühwarnsysteme revolutionieren Forecasting-Prozess und unterstützen Risikomanagement

Björn Maaß, Head of PreSales & Financial Applications bei Board Deutschland GmbH, beschreibt in seinem Gastbeitrag, wie das Risikomanagement aktuell von passgenauer Datenauswertung profitieren kann.

Das Jahr 2020 mit all seinen Unwägbarkeiten hat uns deutlich vor Augen geführt, wie wichtig das Thema Digitalisierung für die Wirtschaft ist. Die dabei eingeführten innovativen Technologien machen Unternehmen agiler und resilienter. Viele Unternehmen wie Euronics, die sich frühzeitig mit der Digitalisierung beschäftigt haben und z.B. integrierte Planungs- und Analyse-Lösungen implementiert hatten, haben stark davon profitiert. Sie waren aufgrund ihrer modernen Softwarelösung in der Lage, mit aktualisierten Daten schnell einen angepassten Forecast zu erstellen und zielgenauer auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren. Detaillierte Analyse-Möglichkeiten sowie verschiedene Simulationsmodelle halfen den Unternehmen, Chancen und Risiken einzelner Optionen zu bewerten und so die besseren Entscheidungen zu treffen.

Entwicklung neuer Instrumente auf Basis innovativer Software-Plattformen

Für die Unternehmen ist es wichtig, eine Grundlage für die Bewertung verschiedener Szenarien und den Umgang mit Chancen und Risiken zu schaffen. Mit Hilfe einer modernen Entscheidungsplattform können Unternehmen die verschiedenen Planungs- und Analyseprozesse von Fachabteilungen und Finanzbereich stärker miteinander verzahnen und alle Bereiche nahtlos einbinden. Es entsteht ein integriertes Planungs- und Analysesystem, das die direkte Interaktion mit den Daten aus den unterschiedlichen Quellen und Bereichen ermöglicht. Auf Basis von Plattformen wie Board erhalten Unternehmen einen Single Point of Truth (SPoT) für alle Planungsprozesse, Simulationen und Analysen sowie für das Reporting. Das verringert die Anzahl der manuellen Schnittstellen beträchtlich und macht aufwändige Überleitungsprüfungen bei Planung und Konsolidierung überflüssig.

Mit dem Einsatz moderner Entscheidungsfindungsplattformen ist die Voraussetzung geschaffen, dass Unternehmen neue, innovative Instrumente für Planung, Forecasting, Analyse und Reporting entwickeln können. Diese sollen bestehende Aufwände reduzieren und außerdem dazu beitragen, Unternehmen zuverlässiger steuern zu können. Ein wichtiges Augenmerk der Unternehmenssteuerung liegt dabei auf dem rechtzeitigen Reagieren auf neue Entwicklungen im Markt. Als besonders wirksames Instrument für die erfolgreiche Unternehmenssteuerung hat sich dabei die Implementierung eines Frühwarnsystems erwiesen, das auch das Risikomanagement in den Unternehmen unterstützt.

Engerer Dialog zwischen operativen Bereichen und Unternehmensführung

Predictive Planning ist ein Schlagwort, das in der modernen Planung häufig genannt wird. Dahinter verbirgt sich die Möglichkeit, aus vorhandenen Daten die Planung einzelner Teilbereiche mit Hilfe erprobter mathematischer Modelle in die Zukunft fortzuschreiben und passende Forecast-Werte vorzuschlagen.

Dies machen sich Unternehmen zunutze, um ein für sie passendes Frühwarnsystem zu entwickeln. Das kann z.B. so aussehen, dass Fachabteilungen einmal im Jahr ihre Bottom-Up-Planung machen. Regelmäßige Bottom-Up-Forecasts hingegen entfallen. Das reduziert den Aufwand und entlastet die operativen Bereiche genauso wie den Finanzbereich. Hinzu kommt, dass sich in der heutigen Zeit die wichtigen Parameter laufend verändern und ein Bottom-Up-Forecast bei Fertigstellung vielleicht schon veraltet ist. Im Gegenzug sind die Abteilungen verpflichtet, Plan-/Ist-Abweichungen ab einer zuvor festgelegten Größenordnung sofort zu melden, damit diese dann in den aktuellen Forecast des Unternehmens einfließen. Bei den meisten fortschrittlichen Unternehmen hat sich dabei mittlerweile der rollierende Forecast durchgesetzt.

Die jeweiligen Verantwortlichen melden, wenn fest eingeplante Projekte plötzlich auf der Kippe stehen, geplante Vertriebserlöse wegfallen oder auch Vorprodukte in der Lieferkette nicht in gewünschtem Maße zur Verfügung stehen. Unterstützt werden sie dabei durch moderne Entscheidungsfindungsplattformen. Diese bieten z.B. für das Supply Chain Management sogenannte Control Tower. Ein solcher erkennt frühzeitig auftretende Abweichungen und liefert sofort Warnhinweise auf mögliche Probleme. All diese Maßnahmen tragen dazu bei, ein effizientes Frühwarnsystem zu etablieren, das den Unternehmen mehr Zeit gibt, adäquat zu reagieren und Risiken im Geschäft zu reduzieren.

Abweichungen zwischen Forecast und Ist-Zustand sollten dann einen Dialog zwischen Fachabteilung und Unternehmensleitung darüber auslösen, welche internen oder externen Einflussfaktoren verantwortlich sind. Dadurch erhält die Unternehmensleitung zu den quantitativen die notwendigen qualitativen Informationen. Es entsteht eine verlässliche Grundlage, auf der das weitere Vorgehen geplant werden kann. Sind es interne Ursachen, die zur Abweichung führen, können die Verantwortlichen Maßnahmen diskutieren und beschließen, um Störungen abzustellen. Sind es externe Störungen, auf die das Unternehmen nicht direkt Einfluss nehmen kann, muss ein neuer Plan unter Berücksichtigung der geänderten Rahmenbedingungen erstellt werden. Erkennt das Unternehmen Umsatzeinbrüche rechtzeitig, kann es z. B. im Supply Chain früh reagieren und Liefermengen anpassen. So lassen sich Kosten sparen und Risiken für das Unternehmen minimieren.

Unternehmen, die diese Art von Frühwarnsystem bereits eingerichtet haben, berichten, dass sich dadurch auch die Blickrichtung in den Steuerungsdurchsprachen drastisch verändert. Standen früher häufig Diskussionen über Kosten aus der Vergangenheit im Fokus, so geht es heute mehr um Zukunftsthemen und das zu erwartende Geschäft. Dies erhöht die Agilität der Unternehmen beträchtlich und macht sie zukunftssicherer.

Early-Warning-Schnellboote bei KPMG

KPMG Deutschland ist diesen erfolgversprechenden Weg bereits gegangen. Nachdem sie den Finanzbereich umfassend digitalisiert hatten, hat KPMG auf der Entscheidungsfindungsplattform von Board ein effizientes Frühwarnsystem eingeführt. KPMG nennt dies gerne „Early-Warning-Schnellboote“, die in einen rollierenden und schlanken Forecast einzahlen. Sie lösen die eher schwerfälligen „Planungstanker“ ab. Das strafft den bisherigen Forecast-Prozess, reduziert den Planungsaufwand deutlich und verbessert gleichzeitig die Steuerungsmöglichkeiten der Führungsebene.

Aus den Forecast-Zahlen erstellt der Finanzbereich „Guided Dashboards“ und „Realtime Reporting“, um das Management zeitnah zu informieren. Die Unternehmensleitung sieht sofort, wohin sich die Märkte entwickeln und welche Faktoren besondere Auswirkungen auf das zukünftige Geschäft haben. Denn gerade in schwierigen Zeiten ist es entscheidend, rechtzeitig relevante Indikatoren zu erkennen, um dann kurzfristig umsteuern zu können.

Frühwarnsysteme machen Unternehmen fit für die Zukunft

Frühwarnsysteme sind ein wirksames Instrument für die Unternehmenssteuerung und essenzieller Bestandteil des Risikomanagements. Sie geben den Unternehmen mehr Zeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor ein Problem zur handfesten Krise wird.

Die Finanzabteilung kann die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung sein. Sie bringt sich so selbst in die Lage, als Business Partner die Unternehmensleitung und die operativen Bereiche stärker zu unterstützen und bei strategischen und operativen Entscheidungen mitzuwirken. Gleichzeitig profitieren die Fachbereiche von der Finanzabteilung als kompetenter und konstruktiver Partner bei der Suche und Erarbeitung von Lösungen. Gerade in der heutigen Zeit ist diese Partnerschaft von unschätzbarem Wert.

Die Coronakrise war als solche sicher nicht vorhersehbar. Doch sind wir in der Wirtschaft immer wieder mit globalen Krisen konfrontiert, wie es auch die letzte Finanzkrise gezeigt hat. Mit einem holistischen Risikomanagement inklusive eines Frühwarnsystems sind Unternehmen für die kommenden Herausforderungen besser gewappnet – und gehören dann vielleicht zu den Gewinnern der nächsten Krise.

Weitere Informationen unter:
Digitale Transformation bei KPMG: https://on.board.com/3pdXPcC
Planung & Simulation in der Krise bei Euronics: https://on.board.com/3iDjtVe