Intelligent Work Management

Günter Sandmann, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront, erläutert der TREND-REPORT-Redaktion die Vorteile einer Plattform für Enterprise Work Management.

Herr Sandmann, welche Möglichkeiten haben Unternehmen, die automatisierte Arbeitsabläufe für ihre Teams und Abteilungen implementieren wollen?
Heutige Technologie und Plattformen bieten Templates und Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben. Damit wird die Planung einfacher, schneller und sicherer, weil nichts vergessen und der Mitarbeiter massiv von Reporting und Status-Updates entlastet wird, da dies die Plattform automatisch übernimmt.

Was verstehen Sie unter dem Begriff „Intelligent Work Automation“?
Heute werden auch von „Knowledge-Worker“ viele wiederkehrende Arbeiten manuell ausgeführt – egal ob ein einzelner Arbeitsschritt oder eine Sequenz von Arbeitsschritten oder möglicherweise sogar ein komplettes Projekt. Das Verteilen dieser Arbeit, die Bereitstellung der notwendigen Informationen, um die Arbeit erledigen zu können, sowie das Status-Update zum Arbeitsfortschritt können automatisiert werden. Intelligent ist daran zum Beispiel, dass moderne Plattformen automatisch erkennen, welche Mitarbeiter für welche Arbeiten erforderlich sind und automatisch einen Planungsvorschlag unterbreiten.

Was bedeutet das für die Mitarbeitenden?
Es ist immer die Rede davon, dass Künstliche Intelligenz und Automatisierung Arbeitsplätze vernichten. „Knowledge-Worker“ arbeiten heute laut Mc Kinsey nur zu 40 Prozent an den Dingen, für die sie eingestellt wurden, die ihnen Spaß machen und erkennbar zum Unternehmenserfolg beitragen. Mit „Intelligent Work Automation“ können wir Mitarbeiter 15 bis 30 Prozent mehr Zeit für die Arbeit, für die sie angestellt sind und die ihnen Spaß macht, zur Verfügung stellen. Administrative Arbeit oder Reporterstellung werden automatisiert und zusätzlich lässt sich dadurch auch die Anzahl an Meetings drastisch reduzieren. Kunden berichten uns von 20 Prozent Produktivitätssteigerung in den Bereichen, die diese Technologie nutzen. Mitarbeiter sind motivierter, weil sie mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben und weniger Überstunden anfallen.

Welche Anforderungen haben heute eigentlich „Digital Natives“ an ihren Arbeitsplatz und Arbeitgeber?
„Digital Natives“ sind mit Smartphone, Social-Media und Online-Shopping aufgewachsen. Das hat eine Erwartungshaltung bezüglich „Usability“, Kommunikationsverhalten sowie was von wo und zu welcher Zeit erledigt werden kann, erzeugt. Digital Natives reagieren, wenn sie andere Erfahrung am Arbeitsplatz machen, überrascht und teilweise sogar schockiert. Dies führt dazu, dass junge High-Tech-Unternehmen Digital Natives einfacher ansprechen und gewinnen können im Vergleich zum familiengeführten Mittelständler. Digital Natives erwarten, dass sie ihre Arbeit zu jeder Zeit an jedem Ort ausführen können und dafür die notwendige einfache Technologie auf den gewohnten Devices zur Verfügung haben.

Alle Tools, Anwendungen und Daten an einem Ort? Wie funktioniert das?
In der vergangenen Dekade hat sich dieser Trend entwickelt und etabliert. Ein modernes CRM gewährt beispielsweise eine 360-Grad-Kundensicht – vom ersten Kundengespräch bis hin zur gesamten folgenden Erfahrung. Die Workfront-Plattform beinhaltet zum Beispiel alle Informationen rund um Arbeit und Aufgaben in einer Plattform. Eine Plattform ist auch mit anderen Systemen verbunden und synchronisiert Informationen, die für die Ausführung der Aufgabe notwendig sind.
So werden beispielsweise Budgetdaten aus SAP automatisch geladen oder die Urlaubsdaten für die Planung aus Workday herausgezogen. Auch werden andere Anwendungen, wie zum Beispiel Adobe Creative Tools, direkt aus der Workfront-Plattform geöffnet oder es werden in den Adobe Creative Tools Informationen aus Workfront genutzt, ohne die Anwendung zu wechseln. Der Mitarbeiter kann seine Arbeit auch in Office 365 oder G-Suite ausführen, alle Informationen werden wieder in Workfront zusammengeführt. Somit entsteht eine lückenlose Historie zu jedem Arbeitsschritt und eine „Source of Truth“.

Wieviel Arbeitszeit kann eingespart werden?
Heute arbeiten Mitarbeiter laut Mc Kinsey nur zu 40 Prozent an den Dingen, für die sie eingestellt wurden. Diese Zahl kann um 15 bis 30 Prozentpunkte erhöht werden. Das hängt vom einzelnen Arbeitsplatz, den Prozessen und dem Willen zur Veränderung ab. Man muss sich das mal vorstellen: 40 Prozent sind bei einer 40-Stundenwoche gerade mal 16 Stunden! Schafft man es diese Zahl auf 60 Prozent zu erhöhen, sind es 24 Stunden oder ein ganzer Arbeitstag. Bei beispielsweise 200 Nutzern der Workfront-Plattform, die zuvor „traditionell“ gearbeitet haben lässt sich der Produktivitätsgewinn sehr leicht auch monetär ausdrücken. Die 20 Prozent ergeben sich beispielsweise aus einem oder zwei Meetings weniger pro Woche da die Statusupdates automatisiert vorhanden sind. Die Erstellung von Reports und Beantwortung von Projektstatus. Das Suchen und richtige Abspeichern von notwendigen Informationen. Der Wechsel zwischen oftmals vier und mehr Anwendungen, um die Arbeit ausführen zu können. All das wird eliminiert.

Wie unterstützt Ihre Lösung eine Unternehmenskultur des Vertrauens?
In der modernen Arbeitswelt geht es nicht mehr um acht Stunden Anwesenheit. Es geht um die Erledigung von Aufgaben zum erforderlichen Zeitpunkt. Unternehmen wandeln sich mehr und mehr in diese Richtung, also weg von Präsenzarbeitszeit, zu Vertrauensarbeitszeit und als nächster Schritt zu Arbeit. Der Ort und die Zeit verlieren mehr und mehr an Bedeutung. Das Vertrauen und damit die Freiheit gewinnen und gestalten die neue Art, wie Arbeit verrichtet wird, wie Unternehmen erfolgreich funktionieren und wie die Unternehmenskultur und die Arbeit sich wandeln.

Warum führt mehr Technik nicht unbedingt zu mehr Effizienz?
Mehr Technik bedeutet oft mehr Lernen, mehr Beachten, mehr Fenster am Bildschirm offen, mehrere Systeme müssen gepflegt und überwacht werden. Das ist der klassische Fehler, wenn Digitalisierung in diese Richtung geht.
Digitalisierung bedeutet für uns in erster Linie, den Mitarbeiter zu entlasten und mehr Zeit für Kreativität und Produktivität zu erzeugen.
Mehr Technik darf nur dazu eingeführt werden, dass der Mitarbeiter weniger Fenster gleichzeitig am Bildschirm offen haben muss, weniger Systeme pflegen und überwachen muss. Ideal-Szenario ist eine Plattform, die im Hintergrund alle vorhandene Technik nutzt, aber für den Anwender gibt es nur ein Fenster, in dem er seine Arbeit abwickelt.

https://www.workfront.com/de

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