Innovatives Task-Management für virtuelle Teams

Wir sprachen mit Michael Hollauf, CEO bei Meister, über Automatisierung und agile Task-Management-Tools.

Herr Hollauf, welche Voraussetzungen benötigen Unternehmen in diesen Zeiten, um ihre Projektarbeit im Team zu Meistern?

Die neue Arbeitsweise verlangt den Unternehmen mehr Agilität ab. Immer mehr Unternehmen entdecken Task Management-Tools wie MeisterTask. Teams können so ihre Aufgaben digital koordinieren, den neuesten Stand überblicken und vieles mehr. Eine intuitive Bedienung ist zudem entscheidend, denn solche Tools dürfen keine zusätzliche Arbeit machen. Alle Mitarbeitenden sollten zu jedem Zeitpunkt den Überblick über ihre Projekte und Aufgaben haben und sich eingebunden fühlen. So kann Unternehmenssoftware sogar zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Was raten Sie Unternehmen, die sich gerade nach neuen Lösungen umschauen?

Suchen Sie nicht nach Überbrückungslösungen oder Quick Wins. Ziel sollte es sein, langfristige digitale Lösungen zu finden. Auch werden Mitarbeitende durch Management-Tools vermehrt Eigenverantwortung übernehmen: Jener Kulturwandel bedeutet zum einen eine Produktivitätssteigerung für das Unternehmen, sie bedeutet aber auch, dass man sich von alten Management-Prinzipien lösen muss. Daher sollten Unternehmen bei der Digitalisierung auch ihre Unternehmenskultur mitbedenke.

Welche Rolle spielen dabei die Automatisierung von Workflows und die implementierten Kanban-Boards?

Die Automatisierung von Workflows nimmt viele manuelle Zwischenschritte ab: MeisterTask hilft dabei, sich wiederholende Schritte ganz individuell zu automatisieren. Ob Zeiterfassung bei Zuweisung einer Aufgabe oder Benachrichtigungen in Slack an Team-Kolleg*innen für neue Aufgaben, die Automatisierung ist leicht eingestellt und passiert im Hintergrund während Kanban-Boards bearbeitet werden. Kanban-Boards sind die intuitivste Art, aktuelle Projektstände zu visualisieren sowie eventuelle Störfaktoren zu identifizieren.

Mobile first, Mobile only oder Cross Device?

Eine Kombination ist hilfreich, um standortunabhängig von überall Zugriff auf Projektstände zu haben. Erfahrungsgemäß wollen Teams aber, vor allem im europäischen und nordamerikanischen Raum, nicht nur ausschließlich auf ihren Smartphones arbeiten. In Asien ist das teilweise sehr anders, da gilt für viele auch am Arbeitsplatz “Mobile only”. Gerade in Deutschland aber begeistert die bedienerfreundliche Web-Version unsere Nutzer*innen, da sie keine Vorinstallation benötigt und in jedem Standard-Browser verfügbar ist.

Integration: Welche APIs bringen Sie mit?

MeisterTask soll die Arbeit erleichtern und sie nicht komplizierter machen. Daher sind Integrationen für flüssiges Arbeiten und ohne lästige Tool-Wechsel ein Muss. Ob mit Google Workspace, Microsoft Teams, Slack oder zahlreichen anderen Apps und Web-Apps, MeisterTask bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen gängigen Anwendungen. Aber auch für unternehmensinterne Programme ist eine Integration via REST API möglich.

Welches Handwerkszeug und welche Skills benötigt das Management, um digital zu Führen?

Für das Management ist es wichtig, den Überblick über aktuelle Projekte zu behalten und vor allem als Führungskraft in die eigenen Mitarbeitenden zu vertrauen. Abhilfe schaffen Task Management-Tools, da sie dabei helfen, die Arbeit zu strukturieren, das heißt, die Übersicht über Projektstand und -dauer, die Zuständigkeiten oder sogar Engpässe abzubilden. Unser neues Feature “Berichte” ist genau darauf ausgerichtet. Überflüssiges Micro-Management ist somit für jeden dankenswerterweise passé.

„Wir helfen dabei, jeden im Team einzubinden und das digitale Arbeiten zu erleichtern.“

Michael Hollauf

Was verstehen Sie unter „intuitives und agiles Task-Management“?

Wenn Anwenderinnen und Anwender keine zusätzliche Schulung brauchen, dann ist ein Tool intuitiv. MeisterTask legt viel Wert auf die intuitive Benutzeroberfläche, weil es Spaß machen soll, damit zu arbeiten. Benutzerfreundlichkeit ist hier der Schlüssel, denn so steht einem größeren Rollout in Organisationen und über Abteilungen hinweg nichts mehr im Wege. Das Thema agiles Task Management liegt mir besonders am Herzen. Viele Projekte werden weiterhin mit starren Tabellen oder physischen To-do-Listen gesteuert. Aber die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich weiterentwickelt. Viele Aufgaben laufen parallel, bedürfen Abstimmung, verschieben sich oder ändern sich tagesaktuell. Nicht umsonst wird heutzutage Projektmanagement hoch aufgehängt – und das schon lange nicht mehr nur in der IT. Die Management-Tools, die wir nutzen, müssen mit unserer heutigen agilen Arbeitsweise kompatibel sein und unsere Produktivität fördern und uns nicht von der eigentlichen Arbeit abhalten.

www.meistertask.com

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