Große Chance für den Mittelstand

Große Chance für den Mittelstand: Digitalisierungspotenziale erkennen und nutzen

Gastbeitrag:

Jedes Unternehmen muss anders digitalisiert werden – davon ist Matthias Aumann, Geschäftsführer der vollständig digitalen Unternehmensberatung Mission Mittelstand, überzeugt. Gemeinsam mit seinem Team hat er bereits über 3.000 Partnerbetriebe bei der Transformation begleitet und ihnen zum Wachstumserfolg verholfen. Sein Praxiswissen aus über zehn Jahren Unternehmertum teilt er zudem als Mittelstandsexperte. Im Folgenden gibt er Einblicke in seine strategische Beratung zur Bewältigung anfänglicher Hürden im Bereich der Digitalisierung kleiner und mittelgroßer Unternehmen.

Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) bilden das eigentliche Herzstück der deutschen Wirtschaft. Sie gelten branchenübergreifend als wichtige Arbeitgeber, Innovatoren und Wachstumstreiber. In den aktuellen krisengeprägten Zeiten sehen sich KMU jedoch mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert und müssen ein extrem hohes Maß an Anpassungsfähigkeit beweisen. Sie sollten deshalb vermehrt auf ihr großes Entwicklungspotenzial und ihre Stärken, wie ausgeprägte Kundennähe und schlanke Strukturen für schnelle Entscheidungen, setzen. Doch mittelgroßen Unternehmen mit dynamischem Wachstum fehlt meist noch die passende Strategie, um die nächsten Schritte zu gehen und sich strukturell gut aufzustellen. Der Einsatz von digitalen Technologien kann hier den entscheidenden Unterschied machen und Unternehmen auf das nächste Level bringen. Doch gerade hiermit haben viele Entscheider, vor allem im Handwerk, noch Berührungsängste.

 

 

Eine Studie^[1] der Bitkom in Zusammenarbeit mit dem Zentralverband des Deutschen Handwerks hat die größten Hemmnisse für die Digitalisierung im Handwerk offengelegt. Mit 76 Prozent sehen die meisten Unternehmen die vermeintlich hohen Investitionskosten als größte Hürde auf dem Weg zur Digitalisierung. Darauf folgen die Sorge um die IT-Sicherheit, hohe Anforderungen an den Datenschutz und die mangelnde Digitalkompetenz der Mitarbeiter. Zudem gibt es noch immer eine große Hemmschwelle, wenn es um das Thema Digitalisierung im Allgemeinen geht.

Diese Herausforderungen können mit dem richtigen Know-how und einer nachhaltigen Strategie gut überwunden werden.

Schrittweise Annäherung an digitale Prozesse

Die Philosophie von Mission Mittelstand „Groß denken, klein handeln“ spiegelt sich in unserem Beratungsansatz wider. Eine Geschäftsführung sollte eine klare Vision der eigenen digitalen Zukunft haben, muss aber nicht alles gleichzeitig umsetzen. Erst, wenn wir den Ist- und den Soll-Zustand definiert haben, können wir effizient an der Transformation arbeiten. Unternehmer sollten sich deshalb im Vorfeld die Frage stellen: Welche Unternehmensbereiche bieten das größte Potenzial für Digitalisierungsmaßnahmen? Die erste Hürde ist bereits genommen, wenn man sich digitalen Prozessen schrittweise annähert.
Doch wo liegen die größten Chancen für Unternehmen und wo können schnell erste Erfolge erzielt werden?

Quick Wins: Diese Unternehmensbereiche bieten das größte Potenzial

• Interne Kommunikation
• Marketing
• Buchhaltung
• Personalverwaltung
• Bewerbungsprozesse

Je nach Unternehmenssituation, -größe und -entwicklungsstufe sieht die Digitalisierungsstrategie anders aus. Denn es gibt vielfältige digitale Wege, um bestehende Schwachstellen zu verbessern, die nicht zu jedem Unternehmen passen. Liegt der Fokus auf der internen Kommunikation und dem Projektmanagement, sind Tools von der Stange ohne großen Implementierungsaufwand wie Slack oder Asana eine gute Wahl. Eine digitale Buchhaltung wirkt sich im besten Fall direkt positiv auf die Umsatzzahlen aus. Nur wer die Bearbeitung seiner Kundenrechnungen und auch das Forderungsmanagement automatisiert, bleibt liquide. Individuell empfehlen wir, über Schnittstellen ein CRM oder Tools wie Trello oder Sepia einzusetzen. Die Entscheidung für eine Digitalisierung der Personalverwaltung hängt stark von der Unternehmensgröße ab. Hier gilt es den Nutzen abzuwägen.

Marketingmaßnahmen und die Neukundengewinnung gehen oft Hand in Hand. Neue Möglichkeiten wie Social Media, Google Ads oder eigene Content Formate sollten getestet werden. Wir haben etwa mit Webinaren sehr gute Erfahrungen gemacht. Daraus resultieren direkte Leads für Neukunden und mögliche Funnel für eine weitere Ansprache.

Wenn die Expertise und die Kapazität für die digitale Transformation im eigenen Unternehmen fehlen, ist es ratsam und oft auch günstiger, externe Hilfe und Ressourcen heranzuziehen. Gemeinsam können die unternehmensspezifischen Schwachstellen und Wünsche mit der Erfahrung von Spezialisten kombiniert und in einen Maßnahmenplan umgesetzt werden.

Grundsätzlichen bilden folgende sechs Schritte branchenunabhängig die Basis für eine erfolgreiche Transformation:

1. Bestehende Abläufe konkret dokumentieren
2. Prozesse kritisch hinterfragen
3. Neue Strategie aufsetzen
4. Passende Tools auswählen
5. Mitarbeiter schulen
6. Neue Prozesse evaluieren und nachjustieren

Mit digitalgestütztem Recruiting gegen den Fachkräftemangel

Modernes Recruiting ist einer der wichtigsten Aspekte für dauerhaften Erfolg und Wachstum. Ohne genügend qualifizierte Mitarbeiter wird es auch trotz optimaler Unternehmensstrategie und guter Auftragslage eng. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sind KMU gefordert, ihr Recruiting neu aufzustellen, um im „War for Talents“ nicht neben Konzernen unterzugehen. Das beginnt mit dem Auftreten als Arbeitgeber und geht über das Bewerbermanagement bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Genau an dieser Stelle machen sich Unternehmen das Leben sehr viel leichter, wenn sie auf digitale Tools setzen, die sie bei diesen Aufgaben unterstützen.

Für ein erfolgreiches Recruiting sind zwei Schritte essentiell: Hürden abbauen und Bewerbungsprozesse effizient gestalten. Ein häufiger Fehler ist, dass Bewerbern die erste Ansprache unnötig erschwert wird. Die Zeiten für postalische Bewerbungen und komplizierte Vorgehensweisen sind auch für KMU schon lange vorbei. Unternehmen nutzen im besten Fall digitale Bewerber-Portale und Eingabeformulare. Noch niederschwelliger sammeln sie Bewerbungen auch über die Sozialen Medien oder verlinken zu einem Bewerbungsportal. Leichtere Bewerbungsprozesse bedeuten in den meisten Fällen mehr Bewerber. Mehr Bewerbungen und gute Recruitingabläufe sorgen für eine größere und bessere Auswahlmöglichkeit unter den Kandidaten – so können Unternehmen die passendsten Fachkräfte für ihr Unternehmen identifizieren. Je nach Unternehmenssituation und -größe raten wir zu einem softwaregestützten Bewerbermanagementsystem. Dazu gibt es digitale All-in-One-Lösungen, mit deren Hilfe Abläufe vereinfacht und zentralisiert werden. Denn sind erst einmal neue Mitarbeiter eingestellt, gibt es viele Folge-To-dos.

Konsequenterweise sollten Unternehmen auch digitale Hilfsmittel für das Onboarding einsetzen. Es eignen sich beispielsweise Softwarelösungen für eigene Wissensplattformen und digitale Learning-Tools. Dort stehen neuen Mitarbeitern Lernmaterialien und Schulungsvideos zur Verfügung und vermitteln grundlegendes Wissen für den Einstieg. Das Unternehmen stellt auf diese effektive Weise sicher, dass alle Mitarbeiter die gleichen Voraussetzungen haben. Ein gutes Onboarding ist auch deshalb so wichtig, weil es dafür sorgt, dass sich neue Mitarbeiter im Unternehmen wohl fühlen, sich mit der Unternehmensmission identifizieren und eine nachhaltige Bindung zum Arbeitgeber entwickeln.

Sichtbarkeit als Arbeitgeber

Viele KMU scheuen davor zurück, ihren Arbeitgeberauftritt digital auszuweiten, dabei ist genau das der Weg zu einer größeren Sichtbarkeit gegenüber dem Wettbewerber. Es geht zudem  darum, noch stärker für das Berufsbild und die eigene Arbeitgebermarke zu werben und zu begeistern. Das Employer Branding über verschiedene Digitalkanäle, Jobportale, Anzeigen und auch die Unternehmenshomepage ist der geeignetste Weg, um direkte Botschaften auszusenden oder über Wissenslücken aufzuklären. Eine direkte Ansprache mithilfe eines digitalen Arbeitgeberauftritts hilft zudem, Vorbehalte oder Geschlechterklischees, wie sie zum Beispiel im Handwerk vorhanden sind, abzubauen. Das funktioniert auch mit einzelnen Ressourcen, wie beispielsweise über die Sozialen Medien. Geschäftsführer von KMU bedenken meist nicht, wie viel mehr sie erreichen können, wenn sie digitale Kanäle, wie zum Beispiel Instagram oder TikTok, nutzen – gerade für den Bereich Recruiting. Vielen unserer Partnerbetriebe empfehlen wir daher, sich mit dem Thema Social Media auseinanderzusetzen.

Digitalisierungsstrategien konsequent verfolgen

Nur wer seine Kernprozesse digitalisiert, wird mit seinem Unternehmen erfolgreich wachsen. Allein beim Thema Personalrekrutierung spürt man schnell die Auswirkungen einer guten digitalen Strategie. Unsere Erfahrung zeigt zudem: Digitalisierung beginnt bei der Geschäftsführung und der Vision für das eigene Unternehmen. Sie ist nicht nur ein technologisches, sondern auch ein kulturelles Thema. Die Einführung digitaler Tools erfordert eine Anpassung der Arbeitsprozesse und der Unternehmenskultur. Daher sollte die Geschäftsführung die Mitarbeiter auf diesem Weg mitnehmen und die Veränderungen transparent kommunizieren. Wenn die Geschäftsführung selbst von digitalen Werkzeugen überzeugt ist, sind Auswirkungen schnell für das gesamte Unternehmen spürbar. Für KMU in der Wachstumsphase ist es mitunter schwierig zu entscheiden, wohin sie weiter investieren sollen. Ein Geschäftsführer mit Weitblick sucht die strategische Beratung, um die wichtigsten Digitalisierungschancen zu identifizieren und den Transformationsprozess erfolgreich zu starten.

^[1]https://de.statista.com/statistik/daten/studie/681897/umfrage/hemmnisse-fuer-die-digitalisierung-im-handwerk-in-deutschland/

Über den Autor:

Matthias Aumann unterstützt seit 2017 mit seiner digitalen Unternehmensberatung Mission Mittelstand kleine und mittelständische Unternehmen in den Bereichen Strategie, Digitalisierung, Neukundengewinnung und Recruiting. Als erfolgreicher und leidenschaftlicher Unternehmer gibt er Praxiswissen auf Augenhöhe weiter.

Namensnennung-Keine Bearbeitung 3.0 Deutschland (CC BY-ND 3.0 DE)

https://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0/de/