Nachweisgesetz stellt Firmen bei der bAV vor Herausforderungen

Das Nachweisgesetz ist erst diesen Monat in Kraft getreten und betrifft einige Passagen in aktuell neu geschlossenen Arbeitsverträgen. Marco Eckert ist Geschäftsführer der DCS Deutsche Clearing-Stelle GmbH und beschreibt die Änderungen im Bezug auf die betriebliche Altersvorsorge.

Mit der auf einer EU-Richtlinie basierenden Novelle des Nachweisgesetzes (NachweisG) erweitern sich für Arbeitgeber seit dem 1. August 2022 die Pflichten: Bestehende Arbeitsverträge, Musterarbeitsverträge sowie sämtliche Personalprozesse müssen geprüft und bei Bedarf überarbeitet werden. Dies umfasst auch Regelungen zur betrieblichen Altersversorgung (bAV), da diese zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen zählt.  Damit stehen Arbeitgeber vor neuen Herausforderungen – insbesondere droht mehr Bürokratie: Der Grad an Digitalisierung wird sich hingegen eher reduzieren. Problematisch ist ferner, dass auch im Falle von unbeabsichtigten Verstößen direkt mit Bußgeldern gerechnet werden muss.

Hintergründe des Nachweisegesetzes (NachweisG)

Doch was genau steckt hinter dem Nachweisgesetz? Zunächst soll nach Wunsch der EU mit dem Gesetz mehr Transparenz geschaffen werden. Doch resultiert daraus auch ein höheres Maß an Komplexität. Dass Dokumente gemäß Nachweisgesetz künftig in erweiterter Form schriftlich vorgehalten werden müssen, steht überdies der Entwicklung in Richtung einer Digitalisierung der bAV-Verwaltung entgegen. Der deutsche Gesetzgeber hat an dieser Stelle entschieden, die Möglichkeiten einer digitalen Übermittlung auszuschließen. Hinzu kommt, dass die Zeitspanne, innerhalb derer Firmen die neuen Regelungen umsetzen mussten, äußerst knapp war – die Herausforderung war mit den verfügbaren personellen Ressourcen oft kaum zu bewältigen. Daher ist davon auszugehen, dass es noch einige Zeit dauern wird, bis sich die Regelungen in allen Firmen niedergeschlagen haben werden.

Im Kern sind in puncto bAV die folgenden Neuerungen mit dem Nachweisgesetz verbunden:

• Bei externer Durchführung der bAV muss der Arbeitgeber den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen, sofern nicht der Versorgungsträger zu dieser Angabe verpflichtet ist.
• Künftig sind alle Bestandteile des Arbeitsentgelts jeweils getrennt anzugeben, wobei der Arbeitgeber neben der Fälligkeit auch über die Art der Auszahlung zu informieren hat.
• Das NachweisG hält an dem bestehenden Erfordernis eines schriftlichen Nachweises der wesentlichen Vertragsbedingungen mit Unterschrift des Arbeitgebers fest. Die elektronische Form soll weiterhin kategorisch ausgeschlossen werden, obwohl nach EU-Richtlinien eine digitale Übermittlung grundsätzlich zugelassen werden könnte.
• Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis vor bereits vor dem 1. Januar 2022 bestanden hat, sieht der Gesetzentwurf vor, dass ein Nachweis auf Verlangen auszuhändigen ist.
• Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist künftig spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitzuteilen. Bislang galt dies erst einen Monat nach der Änderung.
• Grundlegende Neuerung des NachwG ist die Wertung als Ordnungswidrigkeit, wenn der Arbeitgeber einer Pflicht nach dem Nachweisgesetz nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nachkommt. Das gilt auch für die daran anknüpfende Ahndungsmöglichkeit eines solchen Verstoßes mit einem Bußgeld. Die Sanktionierung gibt die EU-Richtlinie dem deutschen Gesetzgeber vor.

Versorgungsordnung vereinfacht Konformität mit Nachweisgesetz

Angesichts der Tatsache, dass die Novelle des Nachweisgesetzes bereits seit Anfang August in Kraft ist, besteht für Arbeitgeber nun Handlungsbedarf: Sofern die Regelungen noch nicht vollständig umgesetzt werden, gilt es, dies kurzfristig nachzuholen. Doch darüber hinaus stehen Unternehmen grundsätzlich Regelwerken gegenüber, die sich laufend ändern: Das Inkrafttreten des NachweisG bedeutet dabei eine weitere Verschärfung. Für Arbeitgeber ist zu empfehlen, die Einführung einer Versorgungsordnung zu prüfen, um die bAV-Abwicklung besser zu strukturieren. Eine solche Versorgungsordnung unterstützt erheblich bei der Umsetzung neuer Gesetze und Regelungen. Informationspflichten werden damit praktisch automatisch und ohne weitere erfüllt. Auf die Versorgungsordnung kann im Einzelfall, etwa in puncto Arbeitsverträge, dann Bezug genommen werden.

Über den Autor

Marco Eckert ist Geschäftsführer der DCS Deutsche Clearing-Stelle GmbH, ein Spezialist für die moderne Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) in Unternehmen. Die DCS optimiert Services und übernimmt die wachsenden Verwaltungsaufgaben. Ziel ist es, Personalverantwortliche zu entlasten und Arbeitgeber vor Haftungsrisiken zu schützen. Mehr Informationen unter https://dcsgroup.de .

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