Alle an Bord? Wie Unternehmen neue Mitarbeitende effizienter einbinden
von Moritz Sherpa
Deutschland hat Nachholbedarf – zumindest, wenn es ums Onboarding, also das Einbinden neuer Mitarbeitender in Unternehmen, geht.
Das zeigt die neue Haufe Onboarding-Studie 2023. Die Unternehmen lassen laut der Studie viel Potenzial liegen. Das kann mitunter dazu führen, dass mühevoll angeworbene Mitarbeitende die neue Stelle gar nicht erst antreten: 36 Prozent der befragten HR-Expert:innen haben laut eigenen Angaben bereits Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag erlebt. Zudem verkennen viele Unternehmen die Zeichen der Zeit: Stattauf digitale Unterstützung im Onboarding zu setzen, sind ihre Prozesse und Tools genauso analog wie vor Corona.
Quelle: myonboarding.de
Wer seine Onboarding-Prozesse nicht im Griff hat, läuft Gefahr, die Motivation seiner Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag zu torpedieren. Dazu ist es wichtig, mit weit verbreiteten Denkfehlern aufzuräumen: Onboarding beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag – sondern schon Monate davor. Tatsächlich sollte der Onboarding-Prozess bereits nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag losgehen. Denn in dieser Zeit, die meist einige Wochen oder sogar Monate andauert, wächst bei vielen Beschäftigten die Unsicherheit: Habe ich mich richtig entschieden? Soll ich mir nicht doch noch andere Angebote anhören? Was, wenn ich gar nicht ins Team passe?
Wird hingegen schon frühzeitig mit dem sogenannten “Preboarding”, also dem Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, begonnen, können offene Fragen zum Einstieg, den künftigen Aufgaben und dem Team schnell geklärt werden. Ein weiterer, ganz entscheidender Vorteil: Die Bindung an die neuen Kolleg:innen wächst und das Unternehmen kann schon vor Arbeitsbeginn zeigen, dass es sich kümmert und ihm die neuen Mitarbeitenden wichtig sind. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein unschätzbarer Vorteil: Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt fühlen, bleiben.
Quelle: myonboarding.de
Soziale Integration als Klebstoff
Onboardees sollten vor allem ihre Teams so früh wie möglich persönlich kennenlernen. Gemeinsamkeit schafft man etwa mit gemeinsamen Aktivitäten, wie einem Mittagessen oder einem Team-Event in geselliger Runde nach er Arbeit. Warum nicht auch die künftigen Kolleg:innen dazu einladen und gleich in großer Runde vorstellen? Starten mehrere Mitarbeitende gleichzeitig im Unternehmen, kann man diese auch im Vorfeld schon miteinander vernetzen: Gemeinsame Chats und ein Onboardee-Event können Wunder wirken. Die “Neuen” sind in einer ähnlichen Situation, sodass ein natürliches Wir-Gefühl entsteht, was den Einstieg erleichtert und die Beziehung untereinander fördert. Wichtig ist dabei aber, dass es zu keiner „Grüppchenbildung“ zwischen Newbies und alten Hasen kommt, denn das wäre wiederum kontraproduktiv.
Kommunikation schafft Transparenz und Vertrauen
Auch beim Onboarding gilt: Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel und Konsistenz schafft Vertrauen. Daher sollten Unternehmen darauf achten, beim Onboarding die gleichen Botschaften wie beim Recruiting zu vermitteln. Der Eindruck, dass im Bewerbungsprozess vielleicht zu viel versprochen wurde, kommt so überhaupt nicht erst auf. Neben Konsistenz entscheidet auch die Transparenz über den Erfolg des Onboardings: Was erwartet die Onboardees an ihrem ersten Tag und ihren ersten Wochen? Für welche Teams und Aufgaben werden sie eingeplant? Je früher die Neuen erfahren, was sie erwartet, desto besser.
Ein weiterer wichtiger Baustein einer erfolgreichen Kommunikation rund um das Thema Onboarding ist Feedback. Zum einen sollten neue Mitarbeitende von Anfang an Feedback erhalten, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich an die Erwartungen anpassen können. Unternehmen sollten aber auch ihre Onboardees von Beginn an dazu ermutigen, Feedback zu äußern und dieses so gut wie möglich umsetzen. Ein frischer Blick auf Strukturen und Prozesse bietet Organisationen einen großen Mehrwert, da so festgefahrenen Abläufen und einer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität entgegengewirkt wird. Dazu fühlen sich Onboardees wertgeschätzt, wenn sie von Anfang an nach ihrer Meinung gefragt werden und sie sich nicht erst einen Status erarbeiten müssen, bis sie ernstgenommen werden. Daher sollte regelmäßiges Feedback – vom Team an die Onboardees und umgekehrt – im gesamten Onboarding-Prozess eine große Rolle spielen.
Onboarding funktioniert auch hybrid
Hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. In Zeiten der Pandemie wurde Remote-Onboarding oft als leidige Notwendigkeit gelebt, auf die viele Unternehmen nicht vorbereitet waren. Notlösungen und Improvisation waren oft die Folge. Doch die Haufe Onboarding-Studie 2023 zeigt, dass viele Organisationen daraus nicht die richtigen Schlüsse gezogen haben: Nur 36 Prozent der Befragten setzen vermehrt auf Remote-Onboarding. Dabei gibt es inzwischen viele Möglichkeiten, das Onboarding digital zu gestalten. Speziell dafür entwickelte Software kann den Prozess und die Kommunikation mit den Onboardees massiv erleichtern.
Trotzdem sollten Unternehmen auch beim Remote-Onboarding darauf achten, dass sich der Prozess nicht nur auf den virtuellen Raum beschränkt. Stattdessen ist die Verbindung von digital und analog entscheidend. Ein Willkommenspaket, das Remote-Onboardees nach Hause geschickt wird, kann eine solche Verknüpfung herstellen, ist aber nur der Anfang. Besonders bei Remote Workern bieten sich gemeinsame Aktivitäten im Rahmen einer Onboarding-Woche an, die auch digital stattfinden können und beim Teambuilding helfen sowie das Zugehörigkeitsgefühl stärken.
Auch beim Onboarding gilt: Planen, planen, planen!
Laut Haufe Onboarding-Studie hat im Moment nur ein Viertel der Organisationen (25 Prozent) eine Onboarding-Strategie – damit lassen rund drei Viertel der Unternehmen sehr viel Potenzial auf der Straße liegen. Dabei ist eine Onboarding-Strategie kein Hexenwerk – der erste Schritt zu einem definierten Prozess ist es, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Natürlich ist das Onboarding eine Teamaufgabe, in die viele Personen eingebunden werden sollten. Doch es braucht Verantwortliche, die den Prozess planen, koordinieren und Aufgaben verteilen. Zudem ist es wichtig, dass die verantwortlichen Personen über ein spezielles Budget fürs Onboarding verfügen. In der Onboarding-Studie berichteten nur 17 Prozent der Befragten von einem solchen Etat. Mit diesen Mitteln können dann beispielsweise Tools wie eine Onboarding-Software eingekauft werden, mit der das Unternehmen mit den neuen Mitarbeitenden kommuniziert und Informationen teilt, die Onboarding-Journey gestaltet sowie Aufgaben und Verantwortliche definiert.
Onboarding: Win-Win für Unternehmen und Mitarbeitende
Ein gutes Onboarding ist der erste Schritt zur erfolgreichen Mitarbeiterbindung. Unternehmen müssen dafür gar nicht viel investieren – meist reicht es schon, an wenigen Stellschrauben zu drehen, um den Startschuss zu einer positiven Employee Journey zu geben. Durch gutes Onboarding werden neue Mitarbeitende schneller produktiv und können selbstständig Aufgaben und Projekte übernehmen, wodurch das Unternehmen früher von ihrer Leistung profitiert. Außerdem sprechen Arbeitnehmer:innen – untereinander und online – miteinander: Ein Blick auf große Arbeitgeber-Bewertungsportale wie kununu, Glassdoor und Indeed zeigt, dass Unternehmen mit sauberen Onboarding-Prozessen deutlich besser abschneiden. Sicherlich entscheidet langfristig nicht nur das Onboarding über die Mitarbeiterbindung – aber ein guter Start gibt auch langfristig oft ein gutes Gefühl.
Link zur Studie:
Über den Autor:
Moritz Sherpa ist als Produktmanager bei der Haufe Group für die Software Haufe Onboarding tätig. In seiner Rolle unterstützt er unter anderem Unternehmen in der DACH-Region den Weg zu einem strukturierten Onboarding Prozess zu finden, damit diese sich den Herausforderungen der Zukunft stellen können. Dabei steht die Wirksamkeit des Onboarding Prozesses, sowie Onboarding aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und als eine Journey zu verstehen, im Vordergrund.
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