Arbeit transparent machen
Günter Sandmann, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront, erläutert der TREND-REPORT-Redaktion die Vorteile einer Plattform für Enterprise Work Management.
Herr Sandmann, welche bemerkenswerten Ergebnisse brachte Ihre aktuelle „State-of-work“-Studie zutage?
Die aktuelle Studie „State of Work“ von Workfront zeigt: deutsche Mitarbeiter verwenden lediglich 45 Prozent ihrer Arbeitszeit für ihre Kernaufgaben und bestätigt somit die globale McKinsey Studie, die von 40% spricht. Den Rest verbringen die Mitarbeiter mit übermäßiger E-Mail-Korrespondenz und unproduktiven Besprechungen. Fehlende Prozesse und mangelnde Zusammenarbeit sind ein zweiter großer Bereich der die Produktivität und den Spaß bei der Arbeit senkt. Diese „verschwendete Zeit“ fehlt für notwendige Innovation und Kreativität was die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Entwicklung des Unternehmens am Meisten fördern würde.
Auch interessant, nahezu alle befragten deutschen Arbeitnehmer (>90%) geben an, dass sie sich nach modernen Technologien sehnen. Fast genauso viele sind der Meinung, dass die Informationsbeschaffung in der Arbeit genauso einfach sein sollte wie im privaten Umfeld mit Google und Amazon.
Welche Möglichkeiten haben moderne Unternehmen, um diesen Zielkonflikt aufzulösen?
In Workfront wird die gesamte Arbeit gemanagt. Ob als einzelne Aufgabe oder ganze Projekte, heruntergebrochen auf Aufgaben. Damit wird die Be- und Auslastung der einzelnen Mitarbeiter, der Abteilungen und somit des gesamten Unternehmens sichtbar. Auf dieser Datenbasis ergibt sich erstmals auch die Möglichkeit einer sehr genauen Planung.
Der positive Nebeneffekt ist die wesentliche Steigerung der Produktivität, durch den Einsatz von Templates (Vorlagen) und intelligenter Automatisierung von administrativen und wiederkehrenden Aufgaben. Dies gepaart mit mehr Transparenz schafft wieder Freiräume für Innovation und mehr Kreativität.
Was sind die vier fundamentalen Denkansätze / Prozessschritte im Kontext Ihrer Lösung?
Mit der Workfront Plattform wird Arbeit gemanagt. Wenn man genau betrachtet was Arbeit ist kommt man auf drei Bestandteile. 1. Die Anforderung und Information zur Aufgabe – Request, 2. Die Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartnern – Collaboration 3. Die Ausführung – zB einen Text schreiben – diese drei Bestandteile erzeugen einen Output, ein Arbeitsresultat. Die Besonderheit der Workfront Plattform ist, dass alle drei Bestandteile in Workfront zentral an einer Stelle gehalten werden.
Es geht darum den Mitarbeiter massiv in seiner Arbeit zu unterstützen und zu entlasten für mehr Produktivität und vor allem Spaß an der Arbeit. Heute können Mitarbeiter lt. McKinsey nur 40% Ihrer Zeit an den Aufgaben arbeiten, für die sie eingestellt wurden. Das demotiviert auf Dauer – Workfront hilft diesen Prozentsatz massiv zu erhöhen, da Administration automatisiert, das Suchen von Informationen quasi eliminiert und Meetings auf ein Minimum reduziert werden.
Die Workfront Plattform kommt in allen Industrien und in alle Abteilungen zum Einsatz.
„Mit Workfront haben Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, was zu mehr Produktivität und vor allem höherer Motivation und Zufriedenheit führt“
Günter Sandmann, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront
Wie unterstützt Ihre Lösung Unternehmen bei der Transformation zur agilen Organisation?
Da Workfront den Fokus auf die Arbeit legt, lässt sich diese Personen oder Teams zuordnen und eben klassisch per Waterfall, im Agile Mode oder gemischt organisieren und darstellen. Egal in welcher Methode gearbeitet wird, die Datenbasis ist die Gleiche. Workfront ermöglicht Abteilungen damit erste Schritte und Erfahrungen mit agiler Arbeitsorganisation und Arbeitsweise zu sammeln und somit mit diesem Modell vertraut zu werden. Workfront kann für einzelne ‚ad-hoc’ Aufgaben oder auch für Großprojekte, wie dem Bau eines Krankenhauses, eingesetzt werden.
Oft wird angeführt, dass eine einzelne Aufgabe in einem System zu führen zu viel Administration mit sich bringt – genau das ist bei Workfront nicht der Fall – mit überwiegend nur drei oder vier Klicks sind Aufgaben im System und damit Teil der darstellbaren Arbeitsauslastung. Der überwiegende Anteil an Arbeit, der in Workfront geführt wird findet im Rahmen von Projekten statt und hier wird durch Workfront die Effizienz, Transparenz und ‚in-time’ Budget-Lieferung deutlich erhöht. Transparenz wird auch in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit hergestellt.
Was verstehen Sie unter dem Begriff „Intelligent Work Automation“?
Viele Arbeiten, Arbeitsschritte und Abläufe wiederholen sich. Damit besteht die Möglichkeit diese in vorgefertigten und dennoch schnell anpassbaren Templates zu organisieren. Mit diesen Templates ist man wesentlich schneller und es wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Schritte im Ablauf enthalten sind. Compliance und Governance sind gewährleistet und nachweisbar. Vieles was wiederkehrend ist und in einem Template abgebildet werden kann, kann auch automatisiert werden. Da der Projektfortschritt in Workfront erfasst wird, sind Reporting, Zeit- und Budgetüberwachung vollständig automatisierbar. Bestimmte Szenarien können automatisch Eskalationen auslösen. Diese Reduktion der Administration schafft Freiräume und eine moderne und motivierende Arbeitsumgebung.
Was bedeutet für Sie moderne Zusammenarbeit?
Mitarbeiter nutzen den gleichen Informationsstand um Ihre Arbeit zu erledigen. Dieser wird in einer Plattform zusammengeführt, unabhängig ob in dieser Plattform oder anderen Tools wie Outlook, G-Suite oder Messenger – ob auf dem Desktop, Laptop oder Mobil-Device gearbeitet wird. Alle Informationen, die Arbeit ausmachen und für die Erledigung von Aufgaben notwendig sind, werden an dieser einen Stelle vorgehalten.
Echte Transparenz an einem zentralen Ort. Damit kann zu jeder Zeit und an jedem Ort auf die notwendigen Informationen zugegriffen und die notwendige Aufgabe ausgeführt werden. Die Arbeitswelt verändert sich, in 5 Jahren sind 70% der Mitarbeiter so genannte „technical natives“ und bis zu 44% der Kollegen „Contractors“. Teams werden immer globaler und die Arbeit findet über Zeitzonen hinweg statt. Diesen Anforderungen muss Rechnung getragen werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben in Bezug auf das Geschäft aber auch in Bezug darauf Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Die Unternehmen sind gefordert die Voraussetzungen für diese zukünftige Arbeitswelt, die moderne Zusammenarbeit bedeutet, zu gewährleisten.
Welche Vorteile kann das Management und welche Vorteile können die Mitarbeiter durch Ihre Lösung generieren?
Da alle Informationen in Workfront zentral vorliegen, entfällt das lästige Suchen nach der notwendigen und richtigen Information, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig ist. Alle Informationen sind an einer Stelle, es müssen nicht mehrere Tools genutzt werden. Workfront zeigt auf, welche Arbeit zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss. Die Zusammenarbeit und der Austausch (Collaboration) mit Kollegen und Partnern findet in der Plattform statt. Mit wenigen Klicks wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert und erfasst.
Da die gesamte Planung der Arbeit, der Projekte und Portfolien in Workfront stattfindet, ist die Auslastung sowie alle Stati zu Projekten zu jedem Zeitpunkt für das Management transparent, sicht- und reportbar. Das ermöglicht eine sehr genaue Steuerung und Planung, die optimale Auslastung sowie eine mittel- und langfristige Vorhersage der verfügbaren und notwendigen Ressourcen.
Das Management hat zu jeder Zeit Daten und Fakten zur Hand, um Entscheidungen zu treffen welche Projekte und Arbeiten für das Unternehmen am wertvollsten sind.
Ein globaler IT Infrastrukturanbieter hat auf seiner Transformation vom Hardware- zum Softwareanbieter die Entwicklungsabteilungen neu organisiert. Aus vielen kleinen Abteilungen, die alle ihre eigenen Tools auf Ihre Art eingesetzt hatten wurde eine große agile Software-Entwicklungsabteilung. Es wurden zwar überwiegend die ca. zwanzig gleichen Tools eingesetzt aber sehr unterschiedlich implementiert und genutzt. Das führte dazu, dass das Zusammenführen der Informationen manuell in Excel stattfand und viele Mitarbeiter über Tage damit beschäftigt waren. Da dieser Zustand keine genaue Planung und Übersicht der Auslastung und Projektstati erlaubte, wurde nach einer Evaluierung Workfront eingeführt und zB Jira und Github integriert.
Die Mitarbeiter arbeiteten weiter in ihren bekannten Tools. Innerhalb eines Monats war vollständige Transparenz über Auslastung und Projektstati gewährleistet und erstmals eine genaue Planung möglich. Dadurch können geplante Liefertermine der neuen Releases nun zu 99% eingehalten werden und nicht wie bisher zu 60%. Transparenz und Reporting ist durch Workfront zu jeder Minute aktuell gegeben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Die Anzahl von Projektmeetings konnte halbiert werden und jeder Mitarbeiter hatte zwei bis drei Stunden pro Woche mehr Zeit für Produktivität und Innovation.
Echte Transparenz an einem zentralen Ort. Damit kann zu jeder Zeit und an jedem Ort auf die notwendigen Informationen zugegriffen und die notwendige Aufgabe ausgeführt werden.
Günter Sandmann
Welche Schnittstellen bringen Sie mit, um Bestandsprogramme zu konnektieren und was passiert, wenn Mitarbeiter mit den alten Tools weiterhin arbeiten wollen?
Unternehmen haben heute eine Vielzahl an Systemen, ERP, HCM, CRM, um nur einige große Blöcke zu nennen. In den einzelnen Abteilungen werden Messenger, Ticketing, Creative Suites und Datenrepositories eingesetzt, teilweise in doppelter Ausführung. Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt und wollen nicht noch ein weiteres Tool. Workfront hat zu über 150 Tools Standard-Schnittstellen, um Daten auszutauschen oder eben die Updates zum aktuellen Arbeitsschritt aus diesen und nicht direkt in der Plattform zu erledigen. Klassische Beispiele sind hier Outlook und Slack oder die Adobe Creative Suite im Bereich Marketing. Für Workfront steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt, wie er heute an seinem Arbeitsplatz und mit Partnern und Kollegen arbeitet. Heute muss er oft zwei oder drei Anwendungen nutzen, um alle Informationen zu erhalten. Genau hier kommt ihm Workfront zur Hilfe. Die notwendigen Informationen werden aus den unterschiedlichen Systemen herangezogen und in der Plattform zentral an einem Ort zur Verfügung gestellt. Eingetragene Informationen werden automatisch wieder in die Zielsysteme zurückgespielt. So findet Konnektivität und Automatisierung zum Nutzen der Mitarbeiter statt.
Entwicklungsabteilungen nutzen oft seit Jahren Jira, haben aber Schwierigkeiten mit Planung, Ressourcenmanagement, Reporting und Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg oder mit externen Partnern. Viele Workfront Kunden führen die Planung, das Reporting und die Zusammenarbeit in Workfront durch und die Integration pusht dann Aufgaben zum Jira-Nutzer, übernimmt Projekt-updates der Mitarbeiter in Jira und stellt diese wiederum im Workfront Reporting dar.
Wie unterstützt Ihre Lösung Mobile Worker?
Workfront ist auf allen Devices verfügbar und hält alle notwendigen Informationen zur Aufgabe und Arbeit an einer Stelle vor. Somit kann die Arbeit und Aufgabe auf jedem Device, zu jeder Zeit und an jedem Ort, der einen Internetzugang zur Verfügung stellt, ausgeführt werden. Das ist heute notwendig, um die immer kürzeren Projektenzyklen einhalten zu können. Beispiele hierfür können Review und Freigaben von Texten oder grafischen Elementen von unterwegs aus sein. Oder ganz einfach der immer stärker aufkommende Wunsch nach Arbeiten von überall und zu jeder Zeit. Diese Möglichkeit liefert Workfront, da zur Ausführung der Aufgabe und Arbeit nur Workfront notwendig ist.
Inwieweit ist Ihre Lösung in der Lage, Datensilos aufzulösen und zukünftig zu vermeiden?
Die Auflösung von Datensilos sehen wir nicht als unsere vordergründige Aufgabe. Die Nachteile, die durch Datensilos entstehen denen entgegnen wir allerdings mit Nachdruck. Daten aus unterschiedlichsten Systemen und Datenbanken zu laden und dorthin wieder abzuspeichern fällt für den Anwender mit der Nutzung von Workfront komplett weg. Workfront übernimmt und automatisiert diese Aufgabe ‚end-to-end’. Für den Anwender wird die Datensuche und -ablage damit neutral und es wird wieder Zeit für Produktivität und Innovation gewonnen, was gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter steigert.
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