Fünf Tipps, wie Sie Ihre „Bring Your Own Device“-Strategie in die Tat umsetzen
Dies ist ein Gastbeitrag von Hartmut Rottstedt, Managing Director Germany, Austria, Switzerland bei Lexmark Deutschland GmbH
Die heutigen Smartphones sind leistungsfähiger als die Computer, welche die NASA bei der ersten Mondlandung im Einsatz hatte. Die immer stärkere Rechenleistung der Geräte verändert kontinuierlich die Art und Weise, wie wir arbeiten. Unternehmen verschiedenster Branchen, von Banken bis zu Technologie-Herstellern, erlauben ihren Mitarbeitern bereits im Rahmen dezidierter „Bring Your Own Device“-Konzepte (kurz „BYOD“; dt. „Bring dein eigenes Gerät“), ihre eigenen Endgeräten für die Arbeit zu benutzen. In einer kürzlich erschienenen Studie von Citrix geht man davon aus, dass im Jahr 2020 bereits 70 Prozent der Menschen nicht mehr am Schreibtisch arbeiten werden, sondern von unterwegs. Neben prognostizierten Produktivitätssteigerungen birgt dies aber auch Herausforderungen.
Welche Aspekte sollten Unternehmen also bei der Implementierung ihrer BYOD-Strategie berücksichtigen?
- Konkrete Ziele und IT-Richtlinien definieren
Zunächst einmal sollten sich Unternehmen, die ein BYOD-Konzept in Betracht ziehen, über ihre Ziele im Klaren sein. Diese sollten sich an der übergeordneten Unternehmensstrategie ausrichten und klar definiert sein. Wichtige, zu klärende Ausgangsfragen in diesem Zusammenhang lauten etwa: Welche Art von Daten sollen überhaupt verarbeitet werden? Welche Geräte können dafür genutzt werden? Dabei muss das Unternehmen entscheiden, welche Daten auf einem privaten Gerät und welche in einer gesicherten Umgebung verarbeitet werden dürfen. Klare IT-Richtlinien zur Nutzung müssen festgelegt und ihre Einhaltung regelmäßig überprüft werden. - Übung macht den Meister
Auch wenn leistungsstarke Mitarbeiter herausragende Ergebnisse erzielen und sich Innovationen schnell und dankbar zunutze machen, hat dies doch eine Kehrseite. Eine Studie von Harvard Business Review ergab, dass viele Mitarbeiter unter Arbeits- und Zeitdruck bereit sind, jegliche ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu nutzen. Mit anderen Worten: Wenn sie den meist umständlicheren offiziellen Weg umgehen oder abkürzen können, um schneller an die von ihnen benötigten Information zu gelangen, werden sie dies auch tun. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, Mitarbeiter so intensiv wie möglich zu schulen, welche Unternehmens-Anwendungen erlaubt sind und welche nicht. Hier bietet es sich außerdem an, speziell geschulte Mitarbeiter dafür abzustellen, ihren Kollegen beim Erlernen neuer, einschlägiger Programme und Prozesse mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. So kann sichergestellt werden, dass die IT-Richtlinien eingehalten und nicht genehmigte, potentiell unsichere Anwendungen nicht zum Einsatz kommen. - Auf Nummer sicher gehen
Hartmut Rottstedt
Der Wert eines verloren gegangenen Smartphones oder Tablets übersteigt in der Regel den eigentlichen Wiederbeschaffungswert des mobilen Geräts bei weitem. Sensible Daten, die sich auf dem Gerät befinden, können bei unbefugtem Zugriff ein nicht unerhebliches Sicherheitsrisiko für das Unternehmen darstellen. Daher müssen Mitarbeiter unbedingt für die Relevanz der Endgeräte-Sicherheit sensibilisiert und im regelkonformen Umgang geschult werden. Sie müssen sich ihrer Verantwortung im Hinblick auf den Umgang mit Daten bewusst sein. Mit Lösungen, wie etwa einem Mobile-Device-Management, können IT-Administratoren neben der allgemeinen Verwaltung mobiler Endgeräte diese auch bei Verlust oder Missbrauch aus der Ferne blocken bzw. die darauf befindlichen Daten sogar löschen. Die Einbindung offizieller Regelwerke, wie etwa rechtliche Vorschriften aus den Datenschutzgesetzen, in die unternehmenseigenen Richtlinien zur BYOD-Strategie kann zudem das Risiko einer Datenschutzverletzung deutlich vermindern.
- Schneller und einfacher drucken mit Mobile-Apps
Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen, eine BYOD-Strategie einzuführen, sollten den „mobilen Druck“ in ihre Entscheidungsfindung miteinbeziehen. Auch in Zeiten der Digitalisierung spielt das Thema Drucken in vielen Unternehmen nach wie vor eine wichtige Rolle. Doch vorbei sind die Zeiten, als für jeden Druck die IT-Abteilung um Erlaubnis gefragt werden musste. Mit Hilfe von mobilen Druckanwendungen, wie etwa Lexmarks Mobile Print App, bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern heutzutage ein Höchstmaß an Flexibilität: Dank eines QR-Code fügen die Mitarbeiter den gewünschten Drucker selbst einfach hinzu und wählen dann aus einer Vielzahl von Druckoptionen die für sie richtige aus, bevor sie den Druckauftrag an den Drucker senden. Mitarbeiter können so Bilder, Screenshots und Notizen mit ihrem Gerät erfassen und direkt mit Hilfe der App drucken. Das Drucken wird somit um ein Vielfaches schneller und effizienter. - Testen, testen und noch mal testen
Bevor das BYOD-Konzept unternehmensweit ausgerollt wird, sollten Unternehmen zunächst eine begrenzte Umgebung zum Testen verschiedener Benutzer-Szenarien definieren. In diesem Testballon können sich ausgewählte Mitarbeiter mit den neuen Unternehmensanwendungen und -regeln zum Datenzugriff vertraut machen und etwaige Probleme schon im Vorfeld lösen. Der Vorteil liegt hierbei auf der Hand: Das IT-Team kann mit der nötigen Ruhe seine Analysen durchführen und Effizienzpotentiale ausschöpfen, wodurch der Aufbau der nötigen BYOD-Umgebung schneller von statten geht und Fehler von vornherein vermieden werden. Mit dem Durchspielen und Testen unterschiedlicher Szenarien sammeln Unternehmen einen „Best-Practice“-Erfahrungsschatz, der letztendlich ihrer BYOD-Strategie zu Gute kommt und die mobile Belegschaft für zukünftige Aufgaben fit macht.
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