Projekt Smart-Office

Wir müssen das Büro retten!

Von Kai Grunwitz, CEO der NTT Ltd. Germany

Wie können wir unsere Mitarbeitenden wieder für das Arbeiten im Büro begeistern? Diese Frage beschäftigt viele Unternehmen. Manche versuchen, ihre Teams zu zwei oder drei Tagen Büropräsenz zu verpflichten. Diesem Aufruf kommen viele jedoch nur murrend nach: Zwang weckt schließlich Widerstand. Dennoch ist nachvollziehbar, warum sich so viele Firmen mehr Präsenz vor Ort wünschen. Schließlich geht es im Büro nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten, sondern auch um Kontakte und Networking. Nur durch persönlichen Austausch entstehen Vertrauen, Zusammenhalt und Inspiration. Gerade introvertierte Menschen laufen Gefahr, im Homeoffice den Anschluss an ihr Team zu verlieren. Neue Mitarbeitende finden ihn womöglich gar nicht erst.

Das zufällige Gespräch am Schreibtisch oder auf dem Gang sind gute Gelegenheiten, die Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen. In der Kaffeeküche entstehen oft die besten Ideen für wichtige Verbesserungen oder sogar neue Produkte – im persönlichen Austausch steckt also viel Potenzial. Muss man die Kolleginnen und Kollegen hingegen erst anrufen, um eine vage Idee zu besprechen, ist das eine Hürde, die die wenigsten nehmen. Ein vielleicht vielversprechendes Projekt wird also nie ausgesprochen. In virtuellen Treffen diskutieren Teams zudem meistens nur über konkrete Aufgaben. Abseits der Arbeitsthemen kommen nur selten Gespräche zustande, vor allem, wenn sich die Menschen nicht schon aus der Vor-Pandemie-Zeit kennen.

Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ist zudem in einem Remote-Format sehr viel schwieriger. Insbesondere Berufseinsteiger können Alteingesessenen nicht einfach über die Schulter schauen. Nur das Büro bietet ein Umfeld, bei dem neue Mitarbeitende schnell und anschaulich Unterstützung erhalten. Während man das Tagesgeschäft tatsächlich von überall aus erledigen kann, ist das Büro für das Onboarding, das Miteinander und spontane Brainstormings weiterhin unersetzbar. Doch was motiviert Mitarbeitende, wieder öfter vor Ort zu arbeiten?

Vorgesetzte haben hier zunächst eine klare Vorbildfunktion. Ihre regelmäßige Anwesenheit im Büro ist wichtig, weil Teams so unkompliziert Rücksprache halten können. Darüber hinaus können auch kleine Anreize wie Massagen, gemeinsame Lunches oder ein Zuschuss zum ÖPNV-Ticket dafür sorgen, dass Mitarbeitende wieder häufiger vor Ort sind. Auch wenn es banal ist, die Menschen mit Essen zu locken – Pizza und Co. ziehen fast immer. Es ist Aufgabe der Unternehmen, der Belegschaft wieder den Mehrwert des Büros zu verdeutlichen. Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz allein genügt nicht – den haben Remote Worker zu Hause auch. Das Büro sollte also zu einem attraktiven Ort mit viel Raum für Kollaboration und Kommunikation umgestaltet werden.

Solche Smart Offices sollten viele verschiedene Bereiche für Arbeit und Zusammenarbeit bieten – von Meeting-Räumen über Lounge-ähnliche Flächen und Co-Working Spaces bis hin zu Mehrpersonen- und Einzelbüros. So finden Mitarbeitende für jede Tätigkeit die passende Umgebung. Alle Arbeitsplätze sollten so ausgestattet sein, dass alles reibungslos funktioniert, die Nutzerinnen und Nutzer also keine Kabel einstecken, keine Adapter suchen, nicht nach dem WLAN-Passwort fragen oder sich über schlechte Verbindungen ärgern müssen. Remote Worker können über großformatige Displays an Meetings teilnehmen anstatt über ein schnell hingestelltes Notebook, das man kaum wahrnimmt.

Wir haben solch ein Smart Office in München eingerichtet. Unsere ersten Erfahrungen zeigen eine sehr positive Entwicklung: Es suchen tatsächlich wieder mehr Mitarbeitende das Büro auf; wenn auch oft nur stundenweise. Für uns ist das Smart Office eine Möglichkeit, um Büroarbeit in Zeiten von New Work attraktiv zu gestalten. Übrigens stehen wir mit unserem Projekt nicht alleine da: NTTs Global Customer Experience Report 2023 zeigt, dass ein Großteil der Unternehmen in Technologien wie beispielsweise Wi-Fi investiert und ihre Besprechungsräume mit Videokonferenz-Systemen aufrüstet, um Remote Worker wieder für das Arbeiten im Office zu begeistern. Schließlich gibt es meiner Meinung nach nichts Besseres als das Büro, um Menschen einzuarbeiten, den Zusammenhalt im Team zu stärken und Ideen zu entwickeln – es wäre schade, wenn es ausstirbt.

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