HR-Arbeit im Wandel

HR-Arbeit im Wandel

Die TREND-REPORT-Redaktion unterhielt sich mit Christoph Kull, Regional Vice President DACH bei Workday, über die Digitalisierung und ihre Auswirkungen für HR-Abteilungen.

Herr Kull, Personal- und HR-Abteilungen verändern sich im Kontext der Digitalisierung, wieviel RPA und schlaue Algorithmen bringt Ihre HR-Lösung mit?

Workday hat Stand heute schon Algorithmen zur Analyse und Auswertung von Unternehmensdaten aus dem HR- und Finanz-Bereich basierend auf künstlicher Intelligenz im Einsatz. Da in das System eine Fülle an Daten zu Mitarbeitern und Finanzen vom Unternehmen einfließt und KI-Algorithmen in erster Linie darauf zielen, große Datenmengen zu analysieren und in Relation zu setzen, war die Integration von KI von Anfang an ein naheliegender Schritt. Die Informationen bzw. Voraussagen, die sich durch Analysen ergeben (Predictive Analytics) und Schlussfolgerungen daraus fließen in Handlungsempfehlungen ein (Prescriptive Analytics), die das System an Entscheider im Unternehmen weiter gibt.

Ein neuer Teil unserer Lösung, der erst durch KI möglich geworden ist, ist Workday People Analytics – eine Anwendung, die gezielt die Stärken von KI, Machine Learning und Augmented Analytics ausschöpft. People Analytics hilft Organisationen dabei, aus der Fülle an vorliegenden Daten geschäftskritische Trends – sogenannte „Stories“ – und deren Treiber zu erkennen und daraus Schlüsse für wichtige Entscheidungen im HR-Bereich zu ziehen.

Da unsere Lösung nur mit einer einzigen Datenbasis arbeitet, kann People Analytics bei Workday HCM Kunden natürlich auf die Gesamtheit der in der HCM-Lösung des Kunden befindlichen Daten zugreifen. Aber auch Daten außerhalb unserer Plattform können mittels Workday Prism in People Analytics einfließen – selbst Kunden, die noch weitere Enterprise-Software-Systeme im Einsatz haben, können von der neuen Funktion profitieren, da die Daten daraus über Prism in People Analytics eingebunden und dort ausgewertet werden können.

Wie sieht dann die HR-Abteilung in Zukunft aus und was kommt auf Personalverantwortliche zu?

Moderne HR-Systeme und die darin enthaltenen fortschrittlichen Analysemöglichkeiten unterstützen Personalverantwortliche dabei, datenbasiert bessere Entscheidungen zu treffen und Risiken – wie z.B. ein Abwanderungsrisiko – frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Personalverantwortlichen stehen wesentlich mehr berufsbezogene Daten von Mitarbeitern zur Verfügung und sie können mithilfe eines guten HCM-Systems daraus Muster erkennen und die richtigen Schlüsse ziehen, so dass ein Mitarbeiter nicht nur entsprechend des Unternehmensziels, sondern auch gemäß seiner individuellen Wünsche und Qualifikationen eingesetzt und gefördert werden kann. So können Personaler und Manager für ein in jeder Hinsicht erfolgreiches Arbeitsumfeld sorgen und den Mitarbeiter länger an das Unternehmen binden, da er sich verstanden, einbezogen und optimal gefördert fühlt.

Insgesamt wird das Thema Datenanalyse mittels Technologien einen immer höheren Stellenwert für HR-Abteilungen einnehmen. Für die Personaler bedeutet das eine Entlastung und Verbesserung, so dass sie sich immer weniger um administrative Tätigkeiten oder das Zusammentragen von Daten kümmern müssen, sondern sich zum einen mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, aber auch mit den zusätzlich verfügbaren Erkenntnissen zum strategischen Berater des Managements etablieren können.

Wo werden die Analysen durchgeführt und wo werden die Daten im Kontext Ihrer Cloud-Lösung gehostet?

Da wir eine reine Cloud Lösung anbieten, läuft die Datenverarbeitung und Bereitstellung der Analysen auf unseren Servern und wird über den Browser direkt für unsere Kunden dargestellt. Der Anwender steuert also die Funktionen, die dann auf den zentralen Servern berechnet bzw. ausgewertet und weitergegeben werden. Für den Einsatz von Workday ist ja eben gerade keine on-premise, also keine unternehmensinterne Server- oder Client-Installation nötig. Die Algorithmen zur Berechnung einzelner Funktionen oder gezielter Analysen sind fester Bestandteil der zentral laufenden Lösung. Die Daten, die in Workday einfließen, sind dabei u.a. gemäß der DSGVO gesichert und die Kommunikation zwischen unseren Servern und dem Kunden „end-to-end“-verschlüsselt.  Zertifizierungen nach den ISO-Normen 27001 und 27018 und der Nachweis von Audits wie SOC-1, SOC-2 und SOC-3 sind weitere wichtige Maßnahmen und Nachweise für die Sicherheit der Workday-Lösung. In Europa verfügen wir über zwei Rechenzentren – eines in Amsterdam und eines in Dublin, in denen die Daten all unserer europäischen Kunden verarbeitet werden. Workday hat als Datenverarbeiter (Data Processor) zu keinem Zeitpunkt selbst Zugriff auf Kundendaten, und auch für People Analytics werden jeweils ausschließlich die Daten des einzelnen Kunden genutzt.

Die EU-DSGVO ist vor kurzem in Kraft getreten, kann Ihre Lösung Personalverantwortlichen helfen bei der Umsetzung und Einhaltung der Regeln?

Kurz vorab: Datenschutz gemäß der DSGVO ist von Anfang an bei Workday durch den Ansatz Privacy by Design (Datenschutz durch Technikgestaltung) implementiert. Privacy by Design zielt darauf ab, den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit bereits im Rahmen der Entwicklung von Produkten, Prozessen und IT-Dienstleistungen zu genügen.

Mit Inkrafttreten der DSGVO wird der Datenschutz durch Technikgestaltung jetzt sogar gesetzlich festgeschrieben. Genauer gesagt verlangt die DSGVO von Unternehmen, dass sie sich bereits in der Anfangsphase eines jeden Entwicklungsprozesses mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten auseinandersetzen.

Privacy by Design ist eng mit zentralen Werten von Workday wie Integrität, Kundenservice und Innovation verknüpft. Das gilt nicht nur für die Art und Weise, wie wir unsere Cloud-Dienstleistungen bereitstellen, sondern auch, wie wir aus einer Compliance-Perspektive heraus agieren. Wir geben Personalverantwortlichen die Möglichkeit an die Hand, Unternehmenspraktiken und -standards frühzeitig zu implementieren, jedoch gleichzeitig den Schutz und Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Wir können ihnen somit von Anfang an helfen, die unternehmenseigenen Compliance-Anforderungen unter der DSGVO zu erfüllen.